Da Deichman skulle utvikle nye utlån- og søkestasjoner i samarbeid med Biblioteksentralen og den danske partneren Redia AS, startet også arbeidet med et verktøy som kunne støtte og hjelpe de ansatte med å få et bedre overblikk over samlingen på en enklere og mer moderne måte. Prosjektet har ført til utviklingen av selvbetjeningsstasjonen Libry Butler og ansattverktøyet Libry Assist.
En ny måte å jobbe med produktutvikling
– Prosjektet med Deichman representerer en ny måte å jobbe med produktutvikling for Biblioteksentralen. Vi har alltid vært opptatt av bibliotekenes behov, men det har fått en ny dimensjon i arbeidet med dette prosjektet, sier innovasjonssjef ved Biblioteksentralen, Martin Kristoffer Bråthen. Han tilføyer:
– Vi har justert og tilpasset underveis, samtidig som vi har fått god anledning til å forstå hva de ansatte og Deichmans brukere trenger. Dette gir bedre produkter og tjenester og bidrar til at Biblioteksentralen blir en mer relevant partner for bibliotekene.
En givende og lærerik prosess
Kjersti Steien er ansatt som bibliotekar ved IT-avdelingen på hovedbiblioteket og har vært med i prosessen fra start. Hun har blant annet jobbet med å avdekke behov og finne gode løsninger.
Samarbeidet mellom Deichman og Biblioteksentralen har vært en givende og lærerik prosess som har gjort at det nye hovedbiblioteket har fått utviklet et unikt verktøy som skal gjøre hverdagen lettere for de ansatte.
– Vi startet arbeidet med prosjektet våren 2019. Først kom Redia og Biblioteksentralen med forslag, og etterhvert fant vi ut at det var nødvendig å jobbe tettere, så da koblet vi oss mer på for å finne ut hva vi trengte og hva vi kunne levere i API-ene våre. Det er for eksempel vi som styrer hvilke statuser på materialet i samlingen som kan endres, forklarer hun.
Et moderne verktøy
Endring av materialets status er også praktisk når man skal rydde. Kjersti Steien forklarer:
– En del av Assist-verktøyet har en funksjon slik at det kan brukes som ryddeverktøy. Verktøyet kan endre statuser automatisk, eller det kan gi beskjed om at noe materiale skal tas med inn. Hvis du for eksempel finner noe med Assist som er registrert som «ikke på plass», da fjerner den statusen, for da er den jo på plass igjen.
En annen funksjon som gjør Libry Assist til et moderne redskap er det digitale og dynamiske plukkeverktøyet. I motsetning til å lete på hylla etter en boktittel fra en papirutskrift som andre kanskje allerede har hentet, så endres status med én gang man plukker. Det blir synlig for andre ansatte, slik at ingen må gå forgjeves.
En skikkelig test før åpningen
– Assist er et ansattverktøy. Det er bare logistikkfunksjonen som er utviklet helt ferdig. Så nå brukes den av logistikkavdelingen og av de som plukker bøker. Vi har også brukt den til å sette opp alle bøker i biblioteket. Det har vi gjort som en vareopptelling for å vite hvilke bøker som er forsvunnet. Så sånn sett har vi fått en skikkelig test, forteller Steien med et smil.
Logistikkfunksjonene i Assist’en er helt nødvendige for de ansatte i det nye store biblioteket for at de skal klare å finne frem og ordne materialet. I tillegg til plukklisten setter de opp på hentehylla med Libry Assist. Da slipper de alle lappene samt begrenser rydding og fysisk flytting av bøker. Dette gir i tillegg en bedre kontroll over hva som står på hentehylla.
Forbedret brukeropplevelse
Verktøyet er ikke kun en stor fordel for de ansatte, men det gir også en forbedret brukeropplevelse når lånere skal hente reservert materiale.
– Det sendes ut en melding idet materialet står på hentehylla. Før kom lånerne til oss før vi hadde rukket å sette opp på hylla. Da fikk de hentenummer da vi skannet det, utdyper Kjersti Steien. Hun forklarer at like boktitler ikke lenger står på samme nummer hentehylle.
– Nå vil boka som står på hentehylla alltid være riktig for låneren.
Et innovativt utviklingsprosjekt med landets største folkebibliotek
– Deichman har selv bygget imponerende teknologi, og særlig deres løsninger for digital formidling har vært inspirerende å være en del av, forteller Martin Kristoffer Bråthen.
– De er en gjeng flinke folk som er tett på sine brukere. Dette passer godt inn i nye måter Biblioteksentralen nå ønsker å levere verdi til bibliotek. Vi skal i større grad tilpasse våre valg sammen med bibliotekene og deres brukere. Det mobile ansattverktøyet Libry Assist er et godt eksempel. Her har vi fått en god forståelse for hva behovene er. Sammen med Deichman har vi laget en løsning som svarer til det dagens biblioteksansatte trenger.
Et tett samarbeid med gode resultater
Både Deichman og Biblioteksentralen har opplevd et samarbeid med prosjektet som har vært tett, konstruktivt og som har gitt gode resultater. God kommunikasjon har vært noe av det viktigste å løse for å skape fundamentet for en felles forståelse.
– Det har vært komplekst, og det har vært nødvendig med justeringer underveis, men et felles verktøy for samhandling mener jeg bidro til at vi fanget opp utfordringer til rett tid, forteller Bråthen som tilføyer at det har vært en stor fordel at begge parter har hatt sammenfallende rutiner for hvordan de utvikler.
Kjersti Steien er enig i nødvendigheten av et tett samarbeid for å lykkes og understreker verdien av å utvikle sammen:
– Jeg synes det er veldig nyttig å jobbe på den måten. At man kan få være med og utvikle produktet sammen. Hvis vi bare skulle ha bestilt et produkt som var ferdig, så tror jeg ikke vi hadde fått den samme nytteverdien som vi har nå.
Videre utvikling og en ny ressurs hos Biblioteksentralen
Prosjektet og samarbeidet med utviklingen av Libry Assist fortsetter, slik at det mobile ansattverktøyet kan bli enda bedre og få flere nyttige funksjoner som for eksempel innlån og utlån.
Erfaringer har gjort at Biblioteksentralen har sett nødvendigheten av å forbedre prosesser og utvikling fremover ved å høyne kompetansen.
– Vi merket at våre designere og utviklere, som sitter hos partneren vår Redia AS i Danmark, var litt langt unna til tider. Det ble klart at vi trengte ny kompetanse inn i Biblioteksentralen og derfor har vi nå ansatt en tjenestedesigner som begynner i august. Hun vil jobbe videre med behov hos både brukere og ansatte i Deichman for å utvikle løsningene videre, men også jobbe sammen med bibliotek i hele landet, avslutter innovasjonssjef Martin Kristoffer Bråthen.
